Privates papierloses Büro – Update 2018

Zu meinem Post Privates papierloses Büro erreichten mich viele Kommentare und Mails. Vielen Dank dafür. Es ist mit großem Abstand der beliebteste Artikel auf meinem Blog ;-).

Daher möchte ich mal einen Status bzw. Erfahrungsbericht nach 1,5 Jahren geben. Die gute Nachricht zuerst: es läuft.  Aber der Reihe nach…

Erfassen

Die Investition in Scanbot Pro hab ich nicht bereut. Die Software funktioniert ordentlich, wenn die Rahmenbedingungen stimmen. Das habe ich unter iOS und unter Andriod so wahrgenommen. Rahmenbedingungen sind:

  • Licht – Blitz geht nicht gut, da die Software die Ränder des Papiers zu erfassen versucht. Man braucht also eine gute Lichtquelle. Die sollte nicht direkt von oben kommen, da man sich sonst Schatten auf den Scan wirft. Und sie sollte auch nicht zu sehr von der Seite kommen, da sonst Unebenheiten auf dem Papier Schatten werden. Am besten funktioniert es am Fenster bei Tageslicht.
  • Licht – Licht es alles. Wirklich!
  • Kontrast – Wie geschrieben muss die Software den Rand des Papiers erkennen. Das ist nicht günstig für weißes Papier auf weißem Grund. Ich habe holzfarbene Tische, wo es super funktioniert. In anderen Umgebungen braucht es eine farbige oder etwas dunklere Unterlage.

Ist der Scan geschafft, kommt das Benennen der Datei. Das System mit den Tags habe weitgehend beibehalten und nur geringfügig an den Alltag angepasst.

Speichern

Nach dem Speichern auf dem Smartphone überträgt dies die Datei automatisch auf das WebDAV meiner Synology. Das ist der eigentliche Nutzen der Pro-Version von Scanbot. Und es ist den Preis wert. Die NAS ist noch immer das Herzstück meines papierlosen Büro.

Das Synology-Verzeichnis wiederum spiegle ich mit Cloud Station Drive auf meinen Notebook. Damit habe ich das Dokument kurze Zeit später auch auf meinem Notebook. Tatsächlich speichere ich so auch andere Dokumente, die unterwegs anfallen, gelegentlich auf meinem Notebook in das lokale Verzeichnis. Beim nächsten Kontakt ins heimische WLAN werden diese Dateien ebenfalls synchronisiert und meiner Dokumentenverwaltung hinzugefügt. Das hat sich als extrem flexibel herausgestellt.

Abrufen

Der Vorteil vom papierlosen Büro ist, dass die Dokumente auf vielen Wegen erreicht werden können. Das nutze ich auch vielfältig.

Via Notebook kann ich jederzeit über die Chrome-Browser-App (WebDAV) mit Tagspaces suchen. Für die mobilen Geräte hat sich die App bisher nicht bewährt. Mein iPhone ist einfach zu klein dafür, mein iPad zu alt und langsam. Außerdem erfordert das Teilen der Tag-Konfiguration von TagSpaces sehr viel Sorgfalt. Dabei ist mir einmal auch die Konfig verloren gegangen. Eigene Schuld, aber eben ärgerlich. Darum hab ich es einfach gehalten.

Für das Abrufen unterwegs nutze ich nun einfach die Apps der Synology. Denn auch dort kann man sich via DSFile in das passende Verzeichnis navigieren und dort nach Teilen von Dateinamen suchen. Ist nicht ganz so komfortabel, aber geht erstmal.

Ausblick – papierloses Büro 2019

Gelegentlich bin ich noch nicht konsequent genug, Dokumente auch wirklich zu entsorgen. Aber ich arbeite an mir.

Nachdem seit über einem Jahr an der Version Tagspaces 2.9 nicht mehr entwickelt wurde, hab ich mal nach dem Stand der Dinge geschaut. Dabei bin ich über ein GitHub-Projekt zur Entwicklung von TagSpaces 3.0 gestolpert. Es geht also weiter. Da bin ich froh.

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Verfasst von:

in der Softwareentwicklung tätig als Projektleiter, Product Owner und gern als Administrator / privat technisch begeistert aber pragmatisch

2 Kommentare

  1. Uwe
    1. September 2018
    Antworten

    Ich scanne mit Scanbot oder Scanner. Alles mit OCR. Obwohl ich ein Synology habe, wird mit OneDrive synchronisiert. Dadurch ist eine perfekte Suche gewährleistet, auch innerhalb von Dokumenten. In Bruchteilen von Sekunden. Auch unterwegs! TagSpaces braucht man da nicht.

    • Thomas Grünert
      3. September 2018
      Antworten

      Hallo Uwe,

      Danke für Deine Rückmeldung. Du hast da eine interessante Alternative. Was mich dabei noch interessiert: ist das OneDrive irgendwie mit Gebühren verbunden?
      Auf alle Fälle schon mal Danke für Deinen Input. … wieder was gelernt.

      Viele Grüße,
      Thomas

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