Privates papierloses Büro

Wer kennt es nicht? Die Rechnungen nach dem Bezahlen abheften, die Quittungen aufheben, Briefe von der Krankenkasse in diesen Ordner, die Lohnzettel in diesen …

Aber wehe, es wird mal was gesucht! Ist der Beleg jetzt bei den Versicherungsunterlagen oder noch in dem Ordner für die Steuererklärung? Oder noch im Posteingangsfach, was natürlich völlig überquillt?

Mir ging es so. Und so habe ich eine Lösung gesucht, wie das besser werden kann.

Papierloses Büro fürs Private

Inspiriert vom Traum des papierlosen Büro möchte ich Dokumente zukünftig elektronisch speichern, um

  • Dokumente in verschiedene Kategorien gleichzeitig einsortieren zu können
  • ein Verfallsdatum anbringen zu können
  • auch unterwegs darauf zugreifen zu können
  • auch unterwegs Dokumente erfassen können
  • mit Telefon und Tablet nachschlagen zu können
  • alles auf meiner NAS zu speichern und damit auch ein ordentliches Backup zu haben, was auch Brand übersteht.
Dabei geht es mir nicht um das vollständig papierlose Büro. Aber die Richtung stimmt.

Der Weg …

Kleine DMS

Zunächst habe ich mein Heil bei Google und Document Management System privat versucht. Inspiriert haben mich Caschy und andere. Relativ schnell war klar, dass ein Dokumentenscanner angeschafft werden sollte, damit die Erfassung rationell erfolgen kann. Aber dazu muss ich immer irgendwie an den PC, was schon wieder eine große Einstiegshürde darstellt.

Getestet habe ich dann – erst mal ohne Scanner:

EcoDMS – größeres System mit Windows Client und fairen Lizenzkosten. Aber Mobil konnte ich nicht testen und die Kritiken haben mich abgeschreckt. Insgesamt ist das wohl etwas zu groß.

SeedDMS – kleines DMS mit den nötigsten Features. Aber eine VM ist nötig. Die mobile Anwendung läuft nicht optimal, da das Design darauf nicht durchgehend ausgelegt ist. Das Taggen der Dateien muss im Web-Client erfolgen. Außerdem scheint nur ein Entwickler das Open Source Projekt voranzutreiben. Das ist mir etwas zu unsicher.

Klar ist bei einem solchen System, dass alle Dokumente mehrfach angefasst werden müssen, zum Scannen, zum Verschlagworten und dann noch zum Abheften. Dies würde ich gern reduzieren.

Als Suchbegriff eignete sich „papierloses Büro“ nur bedingt, da dieser Begriff durch große Unternehmensanwendungen aus dem Bereich Document Management belegt ist. Für Privatanwender sind diese Lösungen einfach sehr groß und umständlich. Außerdem entsteht – für Firmen genau so wie für Privatanwender – ein Abhängigkeitsverhältnis zum Softwareanbieter.

Mobile First

Eine mobile Dokumentenerfassung war bis dahin nicht in Sicht. Nach Recherche bin ich auf Scanbot gestoßen. Diese App macht eigentlich fast alles, was ich brauche. Es kann Dokumente scannen und in den Dateinamen Tags aufnehmen. Ausprobieren lohnt sich. Später sah ich dann auch noch einen passenden Artikel – wieder bei Caschy.

Dazu kam, dass diese App nach einem Scan die Dokumente automatisch weiterverarbeiten kann – hier via WebDAV auf meine NAS speichern. Das klappt auch, wenn beim Scannen nicht direkt Online anliegt. Die Übertragung erfolgt einfach bei nächster Gelegenheit.

Konsequenzen

Die Idee, dass alle Informationen im Dateinamen enthalten sind, gefiel mir sehr gut. Es reduziert die Abhängigkeit von anderen Systemen (DMS oder was auch immer) enorm. Und da hier von einem Archiv die Rede ist, dass ich im Zweifel bis über meine Rente hinaus betreuen muss, spielt das eine sehr große Rolle.

Daher suchte ich nun eine Software, die mit derartig strukturieren Informationen in Dateien umgehen kann. Die Windows Suche kann schon Stichworte finden. An mobilen Zugriff ist dabei jedoch nicht zu denken.

Die Lösung

Beim Lesen diverser Foren bin ich irgendwann auf TagSpaces aufmerksam geworden. Das hatte ich gesucht. Und nachdem die Clientversion schon gut aussah, hab ich dann entdeckt, dass dieses WebFrontend auch einfach auf einer Webdav-Freigabe „installiert“ werden kann. Das läuft einfach so, ohne Setup oder ähnliches. Einfach in ein Verzeichnis auf der WebDAV Freigabe legen und fertig.

Tagspaces codiert in Tags für eine Datei im Dateinamen. Dabei stehen alle Tags in einem durch eckige Klammern umfassten Bereich. Damit kann ich leben und vor allem kann ich das in Scanbot auch so abbilden.

Installation

NAS einrichten

Auf meiner NAS habe ich ein Dokumenten-Verzeichnis via WebDAV freigegeben. Hierbei gilt es abzuwägen, ob man das Verzeichnis auch von außerhalb des eigenen Netzes erreichbar machen möchte. Das würde ich bei unverschlüsselter Datenübertragung nicht tun. Meine NAS unterstützt aber neuerdings Let’s Encrypt. Damit erneuert sich das SSL Zertifikat automatisch und wird zur Verschlüsselung der Datenübertragung genutzt. Passwörter können so auf der Leitung nicht mitgelesen werden. Dies ist mir sicher genug.

Zunächst sollte die Erreichbarkeit von Außerhalb geprüft und URL / Port festgelegt werden. Hierbei sei auf diverse Foren zum Thema „Port Forwarding“ verwiesen. Im Ergebnis gibt es eine URL, die aus dem öffentlichen Internet erreichbar ist und mittels Benutzername / Passwort geschützt ist –  die öffentliche URL.

Scanbot einrichten

Scanbot auf Smartphone installiert. Als Vorgabe für den Dokumentennamen steht bei mir

JahrMonatTag[]

Dazwischen sind bei mir keine Leerzeichen. Die eckigen Klammern schreibe ich schon in die Vorlage, da deren Eingabe auf dem Smartphone umständlich ist.

Als Tags richte ich mir die häufigsten verwendeten ein. Fehlt da einer, ist das nicht schlimm, da man den Text ja jederzeit von Hand eingeben kann.

Als neuen Workflow richte ich nun „OwnCloud“ ein. Dies ist ganz normales WebDAV. URL, Anmeldename und Passwort für die NAS (öffentliche URL) eingeben und testen. Damit können Scans schon mal manuell auf die NAS hochgeladen werden.

Sobald das funktioniert, kann Scanbot auch noch so eingerichtet werden, dass dies automatisch nach jedem Scan erfolgt. Mehrseitige Dokumente sind dabei möglich.

Allein mit ScanBot ist ein papierloses Büro jedoch noch abhängig unfertig. Die Suchfähigkeiten genügen einfach nicht. Außerdem ist der große Speicher ja die NAS, so dass Scanbot als Suchfrontend ausscheidet.

TagSpaces einrichten

Die Funktion des Suchens ist beim papierlosen Büro das wichtigste überhaupt. Schließlich geht es um das Finden der richtigen Dokumente zu einem Zeitpunkt, nicht nur um das Speichern eines unstrukturierten Haufens. Dazu verwende ich Tagspaces.

Tagspaces in den WebDAV oder Server-Edition herunterladen. Das Zip auspacken und auf die NAS in ein Verzeichnis innerhalb oder neben der Dokumentenablage (z.B. /documents/tagspaces) kopieren. Dann mittels Browser https://{öffentlicheURL:Port}/documents/tagspaces/ aufrufen.

Links oben werden die Speicherorte eingerichtet. Dort „Neuen Ort einrichten“ wählen und als Verzeichnis den Pfad angeben.

In der Tag-Ansicht können dann noch die eigenen Tags definiert werden. Das ist aber schon fast optional. Bei mir sieht da dann so aus:

Ein Doppelklick öffnet das PDF-Dokument rechts. Das klappt super. Für die Suchmöglichkeiten sei auf auf die Doku verwiesen, wenn man diese denn wirklich braucht. Es ist simpel.

Browser

Hier ist lediglich ein Lesezeichen sinnvoll. Die Chrome-Erweiterung von TagSpaces wird in diesem Szenario nicht benötigt.

Workflow

Ablegen

Nun ist doch alles sehr einfach:

  1. Brief mit Scanbot fotografieren
  2. Im Dateinamen die Tags antippen und Kurzbezeichnung ergänzen
  3. Speichern

Ich muss, um etwas zu archivieren, nicht mehr an den PC. Dokumentenscanner hab ich nun auch keinen gekauft. Die Qualität meiner Smartphone-Kamera ist ausreichend. Bei wem das nicht so ist, der überlege sich vielleicht eher noch, das Geld statt für einen Scanner eben in ein neueres Smartphone zu investieren.

Suchen

Chrome auf Tablet oder Telefon öffnen und Lesezeichen aufrufen. Tag auswählen oder Suchbegriff eingeben – fertig.

Einschränkungen

Die Lösung ist fast perfekt. Aktuell gibt es folgende Limits:

  • Suchen geht nur auf Chrome-Browsern. Aber für iOS gibt es auch ein Chrome und es funktioniert soweit.
  • Volltextsuche in den Dokumenten bietet TagSpaces nicht an. Hier muss man sich mit dem Windows Explorer oder MaxOS Finder helfen.
  • Die Texterkennung von Scanbot ist mittelmäßig. Sicher gibt es bessere Programme, aber die erfordern eben auch PC und so weiter. Für meine Zwecke hat es bisher gereicht.

… und weiter?

Was passiert eigentlich nach dem Scan? Ich war noch nicht mutig genug, die physischen Ordner abzuschaffen. Daher sortiere ich das noch immer sachgerecht in meine Aktenordner. Aber man traut sich auch schon eher mal, etwas gleich wegzuschmeißen. Digital ist es ja zur Not noch da.

Werden das nicht über die Jahre zu viele Dokumente? Ja. Daher habe ich Tags für ein Verfallsdatum: „2J 3J 10J immer“. Damit kann ich markieren, wie lange eine Datei aufgehoben werden soll. Dann muss man nur noch einmal im Jahr (schöner Vorsatz für jedes neue Jahr) filtern nach dem Jahr (daher beginnt der Dateiname bei mir immer mit dem Jahr-x) und dem Tag xJ. Die Ergebnismenge kann dann weg.

Könnten die Dateien statt mit Tags nicht auch in Ordner gelegt werden? Jein. Ordner haben den Nachteil, dass ein Dokument nur in einem Ordner gleichzeitig sein kann. Dies ist praktisch nicht immer eindeutig. Z.B. KfZ-Versicherung. Gehört zu den Autounterlagen, aber auch zu den Versicherungen. Fachlich ist das nicht eindeutig zuordenbar. Daher kommen bei mir nun alle Dateien in ein Verzeichnis. Das ist aber sicher auch Ansichtssache.

Warum nicht evernote? Gegenüber Cloud-Lösungen bin ich eher positiv eingestellt. Dabei geht es jedoch immer um kurze Datenhaltung und begrenzten Einfluss, wenn sich da mal etwas ändert. Dieses Projekt ist richtig langfristig – im Zweifel muss mein Nachwuchs damit in 30 Jahren noch klar kommen. Da habe ich lieber alles unter Kontrolle. Und Gebühren über solche Zeiträume sind ja auch nicht ohne.

Fazit

Ich hab eine Ablage, die ich sehr schnell und simpel befüllen kann. Vieles muss ich gar nicht mehr aufheben. Nun steht der langfristige Praxiseinsatz an. Wenn es gut funktioniert, kann man sicher den Papieraufwand noch weiter reduzieren, indem sachgerechte Aktenablage einfach durch einen Dokumentenstapel ersetzt wird. Sehr schön ist das hier beschrieben. Respekt.

Kommentare und Anregungen zum Thema sind sehr erwünscht.

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Neueste Beiträge

Thomas Grünert Verfasst von:

in der Softwareentwicklung tätig als Projektleiter, Product Owner und gern als Administrator / privat technisch begeistert aber pragmatisch

4 Comments

  1. 13. Februar 2017
    Reply

    Hallo Thomas,

    nachdem ich mir nun einen Wolf mit einer eigenen Lösung programmiert habe, ist es gerade nicht so erfreulich zu lesen, dass deine Lösung vermutlich ausreicht, oder auch optimal ist. 😉

    Ich schreibe jedoch noch zusätzlich Daten in die PDF-Metas. Aber das dafür verwendete Tool ist irgendwie nicht sehr zuverlässig. Bei den Dateinamen habe ich das Problem bei Belegnummern, wenn diese Sonderzeichen oder auch nur einen Backslash enthalten, dann kann dies schon mal nicht im Original in den Dateinamen.

    Mit einem „Verzeichnisbeobachter“ würde ich dann noch anhand der Tags/Dateinamen eine Verzeichnisstruktur anlegen.

    Wie auch immer, ich werde heute Abend deinen diesen Artikel noch einmal detailliert lesen.

    Gruß
    Volker

  2. Chris M.
    27. März 2017
    Reply

    Hallo Thomas,
    danke für die Beschreibung deiner Lösung, sehr inspirierend 🙂

    Aber kann es sein, dass neuere Versionen von Scanbot keine eckigen Klammern im Dateinamen zulassen? Auf meinem Android-Smartphone zumindest schaffe ich es nicht.

    • Thomas Grünert
      28. März 2017
      Reply

      Hallo Chris,

      freut mich, dass Dir der Artikel gefällt. Danke auch für den Hinweis bzgl. Android. Dem werde ich mal versuchen, nachzugehen. Allerdings muss ich erst mal ein passendes Gerät im Bekanntenkreis organisieren.

      • Chris M.
        30. März 2017
        Reply

        Ich habe inzwischen mit dem Scanbot Support Kontakt gehabt, die schreiben, dass sie tatsächlich verschiedene Sonderzeichen verbieten, weil die in unterschiedlichen Cloud-Diensten nicht unterstützt werden. Allerdings wollen sie das nochmal überprüfen und ggfs. dann doch wieder zulassen.
        Die eckigen Klammern sind in den FAQs von Scanbot nicht als verboten erwähnt, die App lässt sie aber trotzdem nicht zu.

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